بعد تلقي إفادة شفهية، اطلب من الطرف الآخر تقديم مصدر كتابي، يشمل اسم القاعدة والبند المنطبق والجهة المسؤولة. إلى أن تصل الوثائق المكتوبة، لا تجعل الرأي الشفهي أساساً للدفع أو الإفراج أو التعهدات الخارجية.
في بلد المقصد، يجب تأكيد القبول والرسوم والتسجيل والإجراءات المحلية لدى الجهة المختصة والمؤسسات المرخّصة ووفق أحدث الشروط السارية في العقد.
عند تحويل المتطلبات الشفهية إلى بنود تحقق مكتوبة، استخدم ما مستندات الاستيراد التي ينبغي للمشترين إعدادها في بلد المقصد؟ للتحقق من عدم وجود بنود ناقصة.

