ينبغي أن تكون استقلالية جهة فحص السيارات الخارجية قابلة لمراجعة طرف ثالث. يجمع فريق الشراء أولاً الكيان التجاري وسلسلة التفويض والموقع وسجلات الشحنات السابقة، ثم يتحقق مما إذا كانت تشير إلى العقد أو الدفعة أو رقم VIN نفسه. لا تُستخدم المستندات غير المطابقة إلا كبنود قيد التحقق، ولا يجوز أن تزيل خطر سوء تقدير طرف المعاملة أو قدرته على التنفيذ.
راجع ما مخاطر توافر قطع الغيار التي ينبغي فحصها قبل استيراد طرازات صينية متخصصة؟.
ويجب أن يلتزم الإجراء النهائي بحد إعداد نتيجة عناية واجبة مكتوبة قبل توقيع العقد أو دفع العربون.