عندما يمر إعادة القطع القديمة للضمان بعدة مراحل يستخدم مدير القطع وفني الصيانة سجلا مشتركا. يسجل رقم القطعة ورقم VIN المناسب والدفعة وموقع التخزين والهدف من إعادة القطع القديمة للضمان وتاريخ الاعتماد. عند مراجعة إعادة القطع القديمة ابدأ بـ كتالوج القطع وملصق التغليف وسجل المخزون والصرف مع مقارنة الكتالوج الإلكتروني وملصق التغليف ومواصفة القطعة الفعلية. القطع القديمة المعادة الخاطئة أو غير الموثقة تُعزل وحدها ولا تسلم إلى الورشة قبل تأكيد رقم الإحلال. استخدم دليل استيراد المركبات ذي الصلة لربط فحص إعادة القطع القديمة للضمان بالمراحل المحيطة. تُعد إعادة القطع القديمة بندا عالي المخاطر، فنفذ فحصين مستقلين على الأقل بالرجوع إلى رقم القطعة ورقم VIN المناسب والدفعة وموقع التخزين نفسه. عند إغلاق إعادة القطع القديمة للضمان يوضح المراجع مهمة عمليات قطع الغيار التي يدعمها الدليل.