عند إدراج التزامات تسليم المستندات في قائمة الفحص، ينبغي أن تدعم الحقول المراجعة وألا تقتصر على عبارة «تم التأكيد». سجّل مصدر وإصدار والمركبات المنطبقة وتاريخ انتهاء كل من العقد الرئيسي وإصدار الملاحق ومسار الاعتماد وسجل تسليم الإشعارات، مع خانة لمعالجة الاستثناءات.
راجع أيضاً ما دعم ما بعد البيع الذي ينبغي أن يتوقعه المشترون في الخارج من مُصدّر سيارات صيني؟.
بهذه الطريقة يفهم من يتسلم المهمة لاحقاً الأساس، ويمكن تتبع مرحلة المسؤولية قبل أن يؤدي اختلاف فهم الأطراف إلى فراغ المسؤولية بعد الاستثناء.