لا ينبغي أن يستند هذا التحديد إلى إيضاح شفهي فقط؛ بل يجب التحقق من تاريخ إصدار الرخصة أو الشهادة ومدة سريانها وسجل التغييرات ومصدر المستند. ولا يجوز استخدام المستندات القريبة من الانتهاء أو المنتهية لتغطية الطلب الحالي. يظل اعتماد وثائق الأهلية خاضعاً للسجلات القابلة للاستعلام لدى جهة الإصدار وأحدث متطلبات الجهات المختصة في بلد المقصد.

للتحقق من مدة سريان وثائق الأهلية، راجع كيف أتحقق مما إذا كان مُصدّر سيارات صيني يملك رخصة تصدير؟.