يُستحسن أن يقود مستشار فني للسيارات الكهربائية الجديدة هذا الملف، وأن تصل النتيجة إلى نطاق مركبات أو طلبات يمكن استدعاؤه. ويُقترح الاستدلال بثلاثة عناصر هي أمر الإصلاح ورقم القطعة وحالة الإحكام، وأي نقص فيها يستوجب بيان السبب وتاريخ تقديم المستند. وإذا لم يُحدَّث ملف المركبة بعد استبدال وحدة ولم يُوضَّح ذلك، فلا يسدّ أي وعد شفهي مكان سجل الإغلاق. وإذا لزم توسيع نطاق الأوراق، فمرجع ذلك أسئلة شائعة حول شراء السيارات الصينية. ويجب أن يتحقق الإغلاق في ملف الإصلاح من أن المركبات والمستندات والتكاليف وتواصل العميل أُغلقت جميعًا بشكل متقابل.