عند مراجعة رسوم فحص المركبات، يفيد تدوين «وقت الاكتشاف، والمركبات المعنية، والأثر، والمسؤول، ودليل الإغلاق» أكثر من كتابة «ضعف التواصل». يجب أن يستند دليل الإغلاق إلى جدول المقارنة بعد توحيد الطراز والمواصفات ومصطلحات التجارة والميناء وفترة الصلاحية، وأن يبيّن ما إذا عولجت المشكلة فعلاً.
عند إعداد الاعتماد الداخلي، راجع ما الذي ينبغي للوكلاء إعداده قبل تقديم طلب سيارات بالجملة من الصين؟.
إذا تكرر النقص نفسه، فعدّل الدفع أو الفحص بالعينة أو نطاق المورد لضبط اختلاف نطاق التسليم بين عروض الاسم نفسه.