تتطلب معالجة القطع الخاطئة أو التالفة جدولاً رئيسياً واحداً، يُعتمد «أدلة فتح الصناديق عند الاستلام والمظهر الخارجي» كخط أساس، مع مزامنة التغييرات في «رقم القطعة والكمية وملصق التعبئة» و«إعادة التوريد والاستبدال أو الإرجاع ومسؤولية التكاليف». عند الاستلام تُحفظ العبوات غير المفتوحة والملصقات وصور الأضرار، ويُتحقق من رقم القطعة قبل طلب إعادة التوريد أو المطالبة، لتجنب تعذّر تحديد المسؤولية. تُضم «أدلة فتح الصناديق عند الاستلام والمظهر الخارجي» و«رقم القطعة والكمية وملصق التعبئة» في نسخة واحدة؛ وعند رصد أي تغيير في «إعادة التوريد والاستبدال أو الإرجاع ومسؤولية التكاليف» تُحدَّث السجلات قبل التوقيع.
وعند تجميع الجدول الرئيسي يمكن مراجعة كيف تؤثر سجلات الحوادث على تصدير السيارات الصينية المستعملة؟. يجب إدراج مسؤولية التوريد والضمان لخلل وصول قطع غيار السيارات في العقد أو اتفاقية الخدمة؛ فلا يمكن أن تحل الردود الشفهية من المورّد محل الالتزامات طويلة الأجل.