يجب أن ينطلق جمع أدلة مطالبة ضمان المركبات من ظروف الاستخدام الفعلية؛ أكد أولاً «الصور والفيديو وأمر عمل الإصلاح»، ثم تحقق من «رقم VIN وعدد الكيلومترات ووقت العطل» و«رموز الأعطال التشخيصية وسجلات الفحص». عند حدوث العطل، جمّد أولاً إصدار البرنامج وحالة المركبة، ثم احتفظ برقم VIN وعدد الكيلومترات ورموز الأعطال والصور وأمر عمل الإصلاح، لتجنب اختفاء الأدلة بعد التفكيك والإصلاح. يجب أن تكون السجلات قادرة على تتبع «رقم VIN وعدد الكيلومترات ووقت العطل» و«رموز الأعطال التشخيصية وسجلات الفحص»؛ وعند تعديل «الصور والفيديو وأمر عمل الإصلاح» راجع المستندات أولاً ثم قرر ما إذا كان سيتم السماح بالمتابعة. بعد الإتمام يوقّع الشخص المسؤول عن مستندات مطالبة ضمان السيارات، ويُسجَّل تاريخ المستندات المستخدمة، وتُحوَّل البنود غير الطبيعية إلى شروط إطلاق للمرحلة التالية.
عند تجهيز المواد يمكنك الاطلاع على ما سجلات الفحص التي يجب أن يحتفظ بها المشترون لكل سيارة صينية مُصدَّرة؟. يجب توثيق مسؤولية التوريد والضمان الخاصة بمستندات مطالبة ضمان السيارات في العقد أو اتفاقية الخدمة، ولا يمكن أن تحل الردود الشفهية من المورّد محل الالتزامات طويلة الأجل.