وعند اختلال خانات VIN وحروفه يُبدأ بتثبيت الأدلة. ويجب أن تُظهر الصورة عن بُعد رقم الهيكل كاملًا وصورة لوحة البيانات والنقل الحرفي في المستندات، وإلى جانب لقطات الشاشة تُحفظ الملفات الأصلية أيضًا. تتبع متطلبات التسجيل والاعتماد لخانات VIN وحروفه في الوجهة أنظمة الجهة المختصة المحلية ونتائج الهيئات المرخصة وشروط العقد المنطبقة. ولمراجعة مستندات المورد يفيد الرجوع إلى أسئلة أهلية التصدير وفحص الشحنات. ولا تُنسخ بيانات خانات VIN وحروفه إلى الدفعة التالية قبل تأكيدها في هذه الدفعة، تفاديًا لانتشار الخطأ.