يمكن لفريق بوليفيا تكليف مدير القطع وفني الصيانة بإدارة تغذية طلب الأعطال. ابدأ بـ كتالوج القطع وملصق التغليف وسجل المخزون والصرف ثم يجب مقارنة تغذية طلب الأعطال بالكتالوج الإلكتروني وملصق التغليف ومواصفة القطعة الفعلية. اربط تغذية طلب الأعطال بـ رقم القطعة ورقم VIN المناسب والدفعة وموقع التخزين في ورقة القبول ولا تكتف باسم الطراز أو المشروع. قبل العمل على تغذية طلب الأعطال راجع قائمة فحص الاستيراد المقابلة. إذا ظهرت في القطع المرتبطة بتغذية طلب الأعطال قطع خاطئة أو غير موثقة، اعزل المخزون أولا ولا تسلمه إلى الورشة قبل تأكيد رقم الإحلال. إذا غطى مستند واحد عدة مسائل من عمليات قطع الغيار فسجل قرارا مستقلا بشأن قبول تغذية طلب الأعطال أو بقائه مفتوحا.