يجب أن يؤكد المرجع النهائي لتقرير الفحص الشخص الذي يتحمل مسؤولية هذه المرحلة فعلياً. يقدم المورد جدول المطابقة المتقاطعة للفواتير التجارية وقوائم التعبئة وبوالص الشحن ووثائق المنشأ والمطابقة، ثم يوقع داخلياً مسؤولو المشتريات أو اللوجستيات أو ما بعد البيع أو الامتثال بحسب الاختصاص. تعدد المشاركين لا يعني تشتت المسؤولية؛
يمكن إدراج كم تستغرق عادةً عملية فحص المركبات في الصين؟ في التدقيق. ولترتيب طلب فعلي لمستورد في تشيلي، أرسل عبر WhatsApp بلد المقصد والطراز والكمية والمستندات المتاحة، مع تحديد بند تقرير الفحص قيد التحقق ضمن وثائق التصدير.
فإذا لم يوقع أحد، فلا توجد نقطة توقف واضحة لمنع عدم قابلية مطابقة هوية المركبة والكمية وحقول المستندات معاً.