عندما يمر استخدام الشحن الجوي للقطع بعدة مراحل يستخدم مسؤولو العمليات والمالية والبيانات سجلا مشتركا. يجب أن يشير كل اعتماد لـ استخدام الشحن الجوي للقطع إلى فترة التقرير وحدوده ومصدره وإصدار الحساب نفسه لضمان التتبع. بعد أن يقدم المورد السجل الأصلي وورقة الحساب وشرح المنهج وسجل الاعتماد يجب على الوكيل إعادة حساب نسبة القطع المشحونة جوا إلى إجمالي شحنات القطع بحسب دفعة الشحن، والتحقق من تاريخ إصدار أدلة الناقل أو المورد. لا تُفصح عن بيانات نسب الشحن الجوي التي تنقصها مستندات الشحن، وإذا تغيّر منهج الشحن أُعيد الحساب مع حفظ الإصدار السابق. لترتيب أدلة الطلب راجع الأسئلة العملية عن استيراد المركبات. إذا غطى مستند واحد عدة مسائل من سجلات الاستدامة فسجل قرارا مستقلا بشأن قبول استخدام الشحن الجوي للقطع أو بقائه مفتوحا.