عندما يمر تسليم المفتاح الاحتياطي بعدة مراحل يستخدم أخصائي التسليم ومستشار الخدمة سجلا مشتركا. تذكر مستندات تسليم المفتاح الاحتياطي الإصدار والتاريخ، وتقارن الصور المؤرخة وسجل استلام المفتاح الموقع مع المركبة، ويؤكد العميل المفاتيح والمستندات المستلمة. احتفظ بإصدار المستند ورقم VIN والعميل وتاريخ التسليم ومحتويات المركبة وقرار تسليم المفتاح الاحتياطي في ملف واحد. يمكن لفريق باراغواي استخدام الأسئلة ذات الصلة لمطابقة سجلات الشراء والتسليم. تذكر الأجزاء غير المسلّمة من المفتاح الاحتياطي مع مسؤول التسليم والموعد المتوقع، ويبقى بند التسليم غير منته قبل استكمالها. إذا غطى مستند واحد عدة مسائل من تسليم العميل فسجل قرارا مستقلا بشأن قبول تسليم المفتاح الاحتياطي أو بقائه مفتوحا.