عندما يمر مظروف مفاتيح المركبة بعدة مراحل يستخدم فريق الخدمات اللوجستية والناقل والمرسل إليه سجلا مشتركا. يسجل الرحلة ورقم VIN والوقت ونقطة التسليم والهدف من مظروف مفاتيح المركبة وتاريخ الاعتماد. سجل تاريخ وإصدار قائمة المغلفات وسجلات البوابة وصور المغلفات ومستندات الرسوم المتعلقة بالمفاتيح ثم طابقها مركبة مركبة مع وقت التسليم. فتح سجل استثناء لفقدان المفاتيح أو تمزق المغلف أو الرسوم المتنازع عليها وإيقاف تسليم المفاتيح قبل تأكيد المسؤولية. استخدم دليل استيراد المركبات ذي الصلة لربط فحص مظروف مفاتيح المركبة بالمراحل المحيطة. يغطي هذا السجل مظروف مفاتيح المركبة فقط ضمن عمليات الميناء والساحة وتحتاج البنود الأخرى إلى اعتماد منفصل.