عندما يمر تصعيد نقص القطع الحرجة بعدة مراحل يستخدم مدير القطع وفني الصيانة سجلا مشتركا. احتفظ بإصدار المستند ورقم القطعة ورقم VIN المناسب والدفعة وموقع التخزين وقرار تصعيد نقص القطع الحرجة في ملف واحد. يمكن لفريق بوليفيا استخدام الأسئلة ذات الصلة لمطابقة سجلات الشراء والتسليم. يغلق بند تصعيد نقص القطع الحرجة بعد اكتمال كتالوج القطع وملصق التغليف وسجل المخزون والصرف وقيام الفريق بـ مقارنة الكتالوج الإلكتروني وملصق التغليف ومواصفة القطعة الفعلية. إذا ظهرت في النقل العاجل قطع خاطئة أو غير موثقة، اعزل هذه الشحنة أولا ولا تسلمها إلى الورشة قبل التحقق من المصدر.