غالبا ما تمتد خطة الشحن الطارئ إلى عدة مراحل، لذلك يستخدم فريق الشراء والمنتج الفني سجلا مشتركا. وتُربط خطة الشحن الطارئ أولا برقم VIN ورمز التجهيز والوجهة المحددين، ثم تُراجع الأدلة. وإذا تعلقت خطة الشحن الطارئ بمتطلبات الكهرباء وخدمات الشحن المحلية في بلد الوجهة، تُنفذ وفق ما تقرره الجهات المختصة والهيئات المرخَّصة والأحكام التعاقدية السارية. ويضيف دليل استيراد المركبات تفاصيل عن معايير السجلات في المراحل المجاورة لمشروع كولومبيا. وبعد أن يقدم المورد المواصفة الموقعة والسجل المرتبط برقم VIN ونتيجة فحص المركبة يجب على الوكيل أيضا مراجعة خطة الشحن وبيانات الملصق بأداء الشحن الطارئ الفعلي بندا بندا. وإذا لم تتطابق الخطة مع حالة المركبة الفعلية، تُحجز أرقام VIN المعنية، ويُعتمد قبل الشحن أحد الخيارات وهي التصحيح أو الاستبدال أو الإلغاء.