عندما يمر نسبة تلبية قطع الخدمة بعدة مراحل يستخدم مدير القطع وفني الصيانة سجلا مشتركا. ابدأ بـ كتالوج القطع وملصق التغليف وسجل المخزون والصرف ثم يجب مقارنة نسبة تلبية قطع الخدمة بالكتالوج الإلكتروني وملصق التغليف ومواصفة القطعة الفعلية. حدد رقم القطعة ورقم VIN المناسب والدفعة وموقع التخزين المنطبق على نسبة تلبية قطع الخدمة قبل مراجعة الأدلة. يساعد دليل استيراد المركبات في مراجعة السجلات الداعمة لمشروع في غانا. إذا دخلت في المخزون المخصص لنسبة التلبية قطع خاطئة أو غير موثقة، اعزل هذه الدفعة أولا ولا تسلمها إلى الورشة قبل تأكيد رقم الإحلال. يغطي هذا السجل نسبة تلبية قطع الخدمة فقط ضمن عمليات قطع الغيار وتحتاج البنود الأخرى إلى اعتماد منفصل.