عندما يمر شرح سياسة الضمان بعدة مراحل يستخدم مدير المبيعات ومراجع الامتثال سجلا مشتركا. احتفظ بإصدار المستند والفرع والطراز وتاريخ الحملة وإصدار المادة وقرار شرح سياسة الضمان في ملف واحد. بعد أن يقدم المورد مواد المنتج المعتمدة وسيناريو البيع والسجل الموقع من العميل يجب على الوكيل أيضا مراجعة شرح الضمان وعرض السعر وشرح العميل وفق مواد المنتج المعتمدة. سحب المواد غير المعتمدة أو غير المطابقة في شرح الضمان وعدم استخدامها قبل تصحيحها. يُحدد الالتزام القانوني بالإفصاح عن نطاق الضمان ومدته في بلد المقصد وفق أنظمة الجهة المختصة ومتطلبات الهيئات المرخصة وشروط العقد المنطبقة. يمكن لفريق بوليفيا استخدام الأسئلة ذات الصلة لمطابقة سجلات الشراء والتسليم. عند تسليم شرح سياسة الضمان في بوليفيا احتفظ بالقرار السابق وسبب المراجعة.