قبل العمل على كشف تحميل حسب VIN يحدد فريق الخدمات اللوجستية والناقل والمرسل إليه المراجع ومسؤول الإغلاق. سجل تاريخ وإصدار كشف التحميل حسب VIN وسجلات البوابة عند الشحن وصور المركبات ومستندات الرسوم المرتبطة ثم طابق ذلك مع كمية الكشف ووقت الشحن. يسجل الرحلة ورقم VIN والوقت ونقطة التسليم والهدف من كشف تحميل حسب VIN وتاريخ الاعتماد. استخدم دليل استيراد المركبات ذي الصلة لربط فحص كشف تحميل حسب VIN بالمراحل المحيطة. عند اختلاف الكشف عن المركبات الفعلية، أو عند وقوع ضرر أو نزاع على الرسوم، افتح سجل استثناء ولا تنفذ تسليم التحميل قبل تأكيد المسؤولية. إذا غطى مستند واحد عدة مسائل من عمليات الميناء والساحة فسجل قرارا مستقلا بشأن قبول كشف تحميل حسب VIN أو بقائه مفتوحا.