عندما يمر سعر ساعة عمل الضمان بعدة مراحل يستخدم مدير ما بعد البيع ومسؤول الضمان سجلا مشتركا. حدد رقم VIN والمطالبة وتاريخ العطل وإصدار السياسة المنطبق على سعر ساعة عمل الضمان قبل مراجعة الأدلة. وثّق تاريخ وإصدار سياسة الضمان وأمر التشخيص والصور وسجل الاعتماد الخاص بسعر ساعة عمل الضمان، ثم راجع التشخيص والاعتماد والقطع والعمل وفق سياسة الضمان. إبقاء المطالبة قيد المراجعة عند نقص الدليل وتسويتها بعد استكمال سجل الاعتماد، دون وعد العميل بنتيجة السعر مسبقا. يساعد دليل استيراد المركبات في مراجعة السجلات الداعمة لمشروع في غانا. إذا غطى مستند واحد عدة مسائل من عمليات الضمان فسجل قرارا مستقلا بشأن قبول سعر ساعة عمل الضمان أو بقائه مفتوحا.