قبل العمل على إحلال أرقام القطع يحدد مدير القطع وفني الصيانة المراجع ومسؤول الإغلاق. احتفظ بإصدار المستند ورقم القطعة ورقم VIN المناسب والدفعة وموقع التخزين وقرار إحلال أرقام القطع في ملف واحد. يغلق بند إحلال أرقام القطع بعد اكتمال كتالوج القطع وملصق التغليف وسجل المخزون والصرف وقيام الفريق بـ مقارنة الكتالوج الإلكتروني وملصق التغليف ومواصفة القطعة الفعلية. عزل القطع غير الموثقة أو التي لا يتضح مصدرها ولا تصرفها قبل تأكيد رقم الإحلال. يمكن لفريق باراغواي استخدام الأسئلة ذات الصلة لمطابقة سجلات الشراء والتسليم. امنح قرار إحلال أرقام القطع مرجعا مستقلا حتى يسهل العثور عليه في سجل عمليات قطع الغيار.