El inventario compartido debe registrar por VIN estados como disponible, reservado temporalmente, vendido, en traslado y bloqueado por incidencia, además de conservar para cada cambio de estado el solicitante, el motivo y la aprobación. La intención verbal de un cliente puede activar un seguimiento de corta duración, pero no permite inmovilizar un vehículo indefinidamente.
Para explicar cómo redactar estas reglas, se toma como referencia la normalización y reutilización de datos transfronterizos del Modelo de Datos de la OMA. Esta fuente no demuestra la existencia de un permiso, compromiso o derecho local concreto.
La regla de reserva debe definir el plazo, la prueba y quién libera el vehículo
Los concesionarios ven el mismo inventario, pero pueden trabajar con hojas distintas. Si uno reserva un vehículo para un cliente y otro cobra simultáneamente por él, se produce una doble venta. Un inventario compartido necesita una única fuente de estado y debe especificar qué pruebas permiten reservar, así como qué funciones pueden ampliar la reserva o liberar el vehículo.
Cada estado requiere acciones distintas
| Estado o acción | Registro principal | Decisión posterior |
|---|---|---|
| Disponible | Permitir que los concesionarios presenten solicitudes | No anunciar externamente que está reservado |
| Reserva temporal | Asociar el cliente y las condiciones de vencimiento | Avisar al responsable antes del vencimiento |
| Vendido | Asociar el pago y el contrato | Detener cualquier otra asignación |
| En traslado | Registrar las partes que entregan y reciben y el estado del vehículo | Actualizar tras la recepción en destino |
| Bloqueo por incidencia | Indicar daños, problemas documentales o de pago | Exigir una aprobación designada para desbloquear |
Determinar primero si el vehículo puede entrar en el inventario de venta
El primer nivel de estado del inventario compartido debe proceder de los documentos del vehículo; la voluntad del concesionario no cambia si el expediente está completo. La página del Gobierno de Uruguay sobre la licencia de importación de vehículos automotores nuevos enumera, entre otros documentos, el registro del cliente, la certificación de seguridad, la factura y, cuando corresponda, el certificado de origen. La página define como vehículo nuevo una unidad del año en curso o del anterior y con cero kilómetros. El sistema interno puede crear estados separados, como «documentación pendiente» y «apto para traslado», para evitar que un vehículo al que aún le faltan documentos aparezca como disponible para reserva inmediata.
Las situaciones especiales de importación también requieren un tratamiento independiente. La autorización excepcional de importación de vehículos de 0 km exige identificar el vehículo concreto mediante un VIN de 17 caracteres y presentar un catálogo o información técnica que coincida con la unidad. Este procedimiento no equivale a una regla general de inventario, pero muestra por qué no basta con transmitir un número interno al trasladar un vehículo: el concesionario receptor necesita el estado documental completo asociado al VIN para decidir si continúa con la venta.
El traslado transfiere a la vez el vehículo y la responsabilidad
La orden de traslado debe registrar el estado al salir, las llaves y los elementos que acompañan al vehículo, una fotografía del odómetro, las incidencias conocidas y la persona receptora. Al llegar, se recibe con la misma lista. Cualquier diferencia se vincula primero al VIN y después se determina si debe gestionarla el transportista, el concesionario de origen o el receptor.
El proceso necesita, como mínimo, los siguientes materiales trazables:
- Estado del VIN en tiempo real
- Motivo de la reserva y condiciones de vencimiento
- Relación con el pago o contrato del cliente
- Estado del vehículo antes y después del traslado
- Aprobación del desbloqueo
Bloquear primero si el sistema y la situación física no coinciden
Si el sistema indica que el vehículo está disponible, pero no se encuentra en la ubicación asignada, o si el VIN físico no coincide con la orden de traslado, debe bloquearse el registro. Hasta finalizar el inventario físico, no se cambia a vendido ni se sustituye temporalmente por otro vehículo.
Modelo de formulario para cambiar el estado del inventario compartido
Campos recomendados: VIN, estado anterior, estado nuevo, pedido asociado, vencimiento de la reserva, concesionario de origen, concesionario receptor y persona que aprueba la liberación.
Regla de decisión: si la ubicación física y el estado del sistema se contradicen, el vehículo se bloquea; solo vuelve al inventario de venta cuando ambos coinciden.
Registro resultante: cada reserva, traslado y liberación constituye un evento independiente y el historial de estados se conserva de forma continua.
Preguntas frecuentes
¿Basta con que el cliente manifieste interés para reservar un vehículo?
Puede crearse un estado de intención, pero debe tener condiciones de vencimiento claras y diferenciarse de los estados respaldados por un pago o un contrato firmado.
¿Quién puede ampliar una reserva?
El responsable del canal o del inventario debe aprobarla conforme a condiciones predefinidas. Un vendedor no debería ampliarla por su cuenta durante un periodo prolongado.
¿Puede venderse un vehículo mientras está en traslado?
Puede mostrarse como asignado, pero el cobro y el compromiso de entrega deben estar vinculados al avance del traslado y al resultado de la recepción.
Empezar con una tabla de estados por VIN
Si el inventario actual está repartido entre las hojas de varios concesionarios, envíe los campos de ejemplo y las funciones de aprobación mediante la página de contacto de Starvia para unificar primero las definiciones de estado.
En un proyecto de inventario compartido, confirme primero la gama de modelos en el catálogo de vehículos nuevos de Starvia y consulte en las preguntas frecuentes los hitos generales de compra. Para la revisión, facilite el VIN, la ubicación actual, el estado de reserva y los documentos de traslado.
Este artículo presenta un método de revisión de los documentos del vehículo y de la operación descrita para Uruguay. No determina la admisibilidad local de importación, el despacho aduanero, los impuestos, el registro ni conclusiones técnicas, ni garantiza el precio, la disponibilidad, la entrega o la garantía de un vehículo. Cada operación depende de los requisitos oficiales vigentes, el contrato, los registros del VIN correspondiente, el estado real del vehículo y la confirmación de la parte local competente. No deben extrapolarse estas conclusiones a versiones del vehículo, mercados de destino o condiciones de la operación no indicados en el texto. Fecha de revisión: 2026-09-24.