Cuando el aviso multilingüe al cliente abarca varias etapas, el responsable de campaña, el taller y el equipo de contacto deben usar un registro común. Las versiones en cada idioma se traducen de un mismo original y se contrasta la terminología; la redacción y las advertencias de seguridad se comparan frase por frase antes de enviarlas. El registro del aviso multilingüe al cliente indica el número de campaña, el VIN afectado, el estado del cliente y la fecha de cierre, y después se revisa la evidencia. Los requisitos locales sobre el idioma del aviso al cliente dependen de la normativa de la autoridad del país de destino, el criterio de la entidad con licencia y lo pactado en el contrato. Esta guía de importación de vehículos sirve para repasar los requisitos de registro de los procesos cercanos del proyecto en Argentina. Antes del cierre se confirma que el cliente haya recibido realmente la notificación, y que la redacción de las versiones en cada idioma sea coherente. Tras el envío, el vehículo sigue sujeto a las restricciones del aviso, y el estado pasa a cerrado solo cuando la reparación termina y la prueba se carga.