El manejo de repuestos equivocados o dañados necesita un único registro maestro: establezca la línea base con «la evidencia de apertura a la llegada y el estado exterior» y registre en paralelo los cambios de «el número de pieza, la cantidad y las etiquetas de embalaje» y «el reenvío, el reembolso o el cambio y las responsabilidades de costo». Al llegar, conserve los paquetes sin abrir, las etiquetas y las imágenes de los daños; verifique el número de pieza antes de solicitar un reenvío o una reclamación, para que la responsabilidad no quede indeterminada. Registre «la evidencia de apertura a la llegada y el estado exterior» junto con «el número de pieza, la cantidad y las etiquetas de embalaje» en la misma versión; si detecta cambios en «el reenvío, el reembolso o el cambio y las responsabilidades de costo», actualice el registro antes de firmar.
Para consolidar el registro maestro puede revisar ¿Cómo afectan los registros de accidentes a la exportación de autos usados desde China?. Las responsabilidades de suministro y garantía de los repuestos con problemas a la llegada deben quedar por escrito en el contrato o en el acuerdo de servicio; la respuesta verbal del proveedor no reemplaza un compromiso a largo plazo.