A definição final sobre perda de chaves deve ser confirmada por quem efetivamente assume a responsabilidade por essa etapa. O fornecedor apresenta a apólice, a cobertura, a franquia, as imagens antes e depois do embarque e os registros de notificação; internamente, o importador obtém a aprovação de compras, logística, pós-venda ou conformidade, conforme as atribuições. A participação de várias pessoas não dispersa a responsabilidade; se ninguém aprovar, não haverá ponto de parada claro caso, após um sinistro, seja impossível comprovar o momento da perda ou o legitimado para a reclamação.
Para conferência cruzada, veja Como exportadores protegem veículos no transporte internacional. Para organizar um pedido real de importador chileno, envie pelo WhatsApp o país de destino, modelo, quantidade e documentos existentes, identificando a pendência de perda de chaves em seguro de transporte e avarias na carga.