عندما يمر البيان البيئي للعميل بعدة مراحل يستخدم مسؤولو العمليات والمالية والبيانات سجلا مشتركا. بعد أن يقدم المورد السجل الأصلي وورقة الحساب وشرح المنهج وسجل الاعتماد يجب على الوكيل إعادة حساب البيانات الواردة في البيان البيئي للعميل من السجلات الأصلية، والتحقق من تاريخ إصدار أدلة الموردين. احتفظ بإصدار المستند وفترة التقرير وحدوده ومصدره وإصدار الحساب وقرار البيان البيئي للعميل في ملف واحد. تخضع متطلبات الإفصاح في كينيا التي يجب أن يستوفيها البيان البيئي للعميل عند تقديمه للخارج لاعتماد الجهات المختصة والجهات المرخصة أولا، مع مراعاة الشروط التعاقدية المنطبقة. يمكن لفريق كينيا استخدام الأسئلة ذات الصلة لمطابقة سجلات الشراء والتسليم. لا تظهر في البيان البيئي للعميل بيانات بلا سجل محفوظ، وإذا تغيّر المنهج أُعيد الحساب مع حفظ الإصدار السابق. بعد التغيير أعد فتح سجل البيان البيئي للعميل فقط واحتفظ بقرارات بنود سجلات الاستدامة الأخرى.