ينبغي لوكيل السيارات في مصر إنشاء أرشيف لمستندات التصدير يكون رقم الهيكل فيه المفتاح الرئيسي. ويمكن لمسؤول المستندات ربط كل مركبة بالطلب، وجدول المواصفات، والفاتورة، ومستندات الشحن، وصور الفحص، والتأكيدات المتبادلة، مع تحديد موقع حفظ الأصول الورقية وصلاحيات الوصول إلى الملفات الإلكترونية؛ وقبل الشحن، تُجرى مراجعة عينية لأحرف رقم الهيكل وتواريخ النسخ في المستندات، ويُتتبع مصدر التعديل فور ظهور أي فرق. اطّلع على طريقة التحقق من أرقام الهيكل قبل مغادرة السيارات الصين. تخضع متطلبات القبول والرسوم والتسجيل والإجراءات المحلية في بلد المقصد للجهات المختصة والمؤسسات المرخصة والأحكام السارية في العقد.