Si la nueva cotización por cambios del tipo de cambio queda solo en el chat, quien recibe el caso difícilmente puede reconstruir qué versión se utilizó. Conserve juntas la cotización original, las condiciones de fijación y los documentos firmados para que la conclusión del pedido colombiano pueda revisarse.
Esta guía organiza pasos internos para los responsables de pagos contractuales en Colombia, a fin de que las áreas comercial y financiera confirmen la cotización. La decisión comercial debe considerar el contrato vigente, el vehículo real y los requisitos del país de destino; estas recomendaciones no constituyen un compromiso local.
Las devoluciones y liberaciones descritas son recomendaciones operativas de Starvia Automotive. En materia cambiaria y fiscal prevalece el criterio oficial vigente y, cuando sea necesario, la consulta al responsable local.
Cómo fijar la cotización ante una variación del tipo de cambio
Al recibir una notificación del cliente o proveedor, extraiga de la cotización original el alcance de vehículos, los conceptos de coste, la moneda y la fecha de referencia. Después determine qué conceptos están afectados. Un cálculo cuyo origen no pueda consultarse o que aún no esté firmado no puede sustituir directamente la versión recibida por el cliente.
El nuevo tipo solo se aplica a las partes cuyas condiciones de liquidación aún no estén fijadas. Si la cotización original contenía un compromiso de tipo, compruebe primero la condición y el periodo de vigencia antes de volver a cotizar.
Registre el rango de fluctuación, la hora de entrada en vigor y la moneda aplicable en el registro de condiciones fijadas del tipo de cambio. Las áreas comercial y financiera lo confirman por separado y lo archivan. Si lo interpretan de forma distinta, no envíe la cotización hasta unificar el criterio.
Qué hacer cuando la fluctuación sale del rango fijado
Si durante el periodo de cotización la fluctuación supera el rango, conserve en paralelo la cotización original y la alternativa, y pida a las áreas comercial y financiera que confirmen el nuevo tipo y su momento de vigencia. El registro debe indicar qué versión sustituye, qué conceptos no cambian y el estado de confirmación del cliente.
No modifique una cotización ya recibida por el cliente usando directamente la cotización del día. La nueva cotización fuera de rango permanece «pendiente de confirmación» hasta que el cliente la confirme; el pago y la firma solo siguen documentos firmados, no mensajes que digan «calcular con el nuevo tipo».
Nueva cotización por cambio del tipo y firmas por etapa
La nueva cotización circula mediante los cuatro puntos siguientes y cada uno conserva su versión y sus firmas.
| Qué revisar | Cuándo se puede continuar | Cuándo hay que pausar | Quién responde |
|---|---|---|---|
| Registro de cotización original y fecha | El alcance, conceptos, moneda y fecha pueden consultarse en el original | Un cálculo sin origen consultable no sustituye la cotización original | Revisor contractual |
| Registro de condiciones fijadas | El rango y la condición de vigencia están confirmados por las áreas comercial y financiera | Si el tipo supera el rango, se mantiene intacta la cotización original | Revisor financiero |
| Registro de tratamiento de la fluctuación | La nueva cotización indica la versión sustituida y los conceptos sin cambios | Si la relación entre versiones no es clara, se devuelve para aclaración | Revisor contractual |
| Hoja de aprobación de la nueva cotización | La versión recibida por el cliente coincide con el documento firmado | Antes de firmar no se actualizan pagos ni estado contractual | Aprobador del pago |
La nueva cotización solo se envía después de que ambas áreas confirmen el alcance. Si discrepan, permanece pausada y se resuelven una a una las diferencias del registro, sin convertirlas en una conclusión genérica.
Cómo entregar la conclusión después de volver a cotizar
La hoja de aprobación debe indicar qué versión anterior sustituye, qué conceptos no cambian y cuándo confirmó el cliente. La versión anterior no se elimina; se conserva en paralelo bajo el mismo índice del pedido.
En nuevas solicitudes pueden reutilizarse los campos de la cotización y el criterio de fijación, pero no el valor del tipo de cambio de esta ocasión. Cada pedido nuevo se cotiza según su fecha de referencia, situación de mercado y confirmación del cliente.
Revisión especial antes de entregar la nueva cotización
La revisión especial trata solo la cadena de cotización del mismo pedido. El registro original, las condiciones fijadas y la hoja de aprobación de la nueva cotización deben apuntar al mismo vehículo y moneda antes de actualizar la versión externa. Si falta uno, mantenga la pausa y devuélvala al cargo correspondiente.
Conserve las versiones nueva y anterior en paralelo; la anterior pasa al histórico y no se sobrescribe. El estado de pago se rige por el último documento firmado.
Preguntas frecuentes
Si el tipo de cambio supera el rango acordado durante la cotización de un pedido colombiano, ¿se puede seguir usando la original?
No directamente. Compruebe sus condiciones y vigencia; cuando el tipo sale del rango, conserve ambas versiones, confirme el nuevo valor con las áreas comercial y financiera y vuelva a cotizar. Antes de la confirmación del cliente queda «pendiente de confirmación».
El cliente dice verbalmente que pagará con el nuevo tipo. ¿Se puede cambiar primero el importe contractual?
No. El pago y la firma solo se actualizan con documentos firmados. Solicite una versión escrita, haga que el cliente la confirme y modifique el alcance según la hoja de aprobación de la nueva cotización.
¿Qué materiales anteriores deben conservarse al volver a cotizar?
El alcance, los conceptos, la moneda, la fecha de referencia, las condiciones fijadas y su vigencia. La nueva versión debe indicar la sustitución y los conceptos sin cambios; la anterior pasa al histórico para poder revisar la decisión.
¿Quién decide cuándo entra en vigor la nueva cotización?
Las áreas comercial y financiera confirman el alcance y el aprobador del pago actualiza el estado conforme al documento firmado. Si una no confirma o la relación entre versiones no está clara, la cotización permanece pausada.
Si su caso es una nueva cotización por cambio del tipo de cambio de un pedido colombiano, use la página de contacto de Starvia Automotive o WhatsApp y envíe el identificador del vehículo o pedido, los materiales disponibles y las dudas pendientes. Revise después la tabla de vehículos y documentación de exportación disponible. Fuentes de referencia: página de trámites aduaneros de DIAN de Colombia y preguntas y respuestas de compras de Starvia. Este artículo aborda registros de pedidos y comunicación para pagos contractuales en Colombia; no constituye una conclusión jurídica, fiscal, aduanera o técnica local, ni garantiza admisión, plazo de entrega, garantía, precio de venta o resultados comerciales. Fecha de comprobación de la información: 2026-09-07.