La liberación se decide a partir del comprobante de confirmación recibido; lo que diga ventas no sirve como fundamento. Los responsables comerciales y financieros del importador colombiano crean primero el archivo del comprobante y luego determinan qué pago puede liberarse y cuál debe seguir en seguimiento.
Este artículo divide la gestión del comprobante en pagos contractuales locales en tres pasos: confirmación, seguimiento y aprobación, para que el encargado los ejecute pedido por pedido. La operación comercial se rige por el contrato; en materia bancaria y de divisas debe seguirse el criterio oficial vigente.
Las acciones de devolución y liberación descritas son recomendaciones operativas de Starvia Auto. No convierten un proceso interno empresarial en un requisito local obligatorio; las facultades de las autoridades deben confirmarse con el responsable local.
Basar la liberación en una confirmación escrita recibida
Después de recibir un pago, finanzas obtiene el comprobante escrito del banco o del cliente y verifica su importe, moneda, pagador y referencia del pedido, antes de actualizar el estado de recepción. Si solo existe un «ya pagamos» verbal o en un chat, se marca como pendiente y se solicita el comprobante; no se libera por ese motivo.
Si la captura carece de información clave, conservar el mensaje original y solicitar al banco o al cliente un documento consultable. No completar el número de pedido por aproximación del importe. El resultado se registra en el registro de correspondencia entre recepción y pedido para que el área comercial lo consulte.
Cómo hacer seguimiento cuando falta el comprobante
Si el pago no llegó o el comprobante no se recibió, finanzas contacta al banco o al pagador con el intervalo acordado, registra la hora y la respuesta de cada contacto y anota el siguiente hito de confirmación en la página del pedido. Si no hay respuesta después del plazo, se escala al responsable comercial para verificar directamente con el cliente.
Al llegar el comprobante, comprobar primero que corresponde al pago en curso y cerrar el registro de seguimiento. Conservar todo el seguimiento para explicar diferencias en la hora de liberación; mientras no haya confirmación, el vehículo queda pendiente y no se libera.
Comprobante de confirmación del pago y firmas por etapa
La gestión sigue los cuatro puntos siguientes, conservando en cada uno el original y la confirmación.
| Qué revisar | Cuándo se puede continuar | Cuándo hay que pausar | Quién responde |
|---|---|---|---|
| Original del comprobante de confirmación | El comprobante identifica el vehículo o pedido y conserva la hora de envío | Si no se conoce el origen de una captura o reenvío, solicitar el original | Revisor del contrato |
| Registro de correspondencia entre recepción y pedido | Importe, moneda y comprobante coinciden con el pedido | Si el importe o el objeto no coincide, revisar primero el registro bancario | Revisor financiero |
| Registro de seguimiento del comprobante | Indica hora, respuesta y siguiente hito | No actualizar la liberación antes de recibir el comprobante | Revisor del contrato |
| Formulario de decisión de liberación | Indica el alcance y el comprobante que lo fundamenta | No liberar por aviso verbal antes de recibir la confirmación escrita | Aprobador del pago |
Tras confirmar la recepción, finanzas entrega el caso al área comercial para verificar las condiciones. El aprobador solo libera el alcance sustentado por el comprobante. «El cliente dice que llegó» no sustituye el fundamento del formulario; si falta documentación, se mantiene pendiente.
Cómo entregar el registro del comprobante
Después de liberar, conservar en la página del pedido el índice del comprobante, la fecha de recepción y el alcance liberado. Si en el mismo lote quedan pagos sin confirmar, liberar solo la parte confirmada, mantener los vehículos restantes pendientes e indicar quién los recibe.
Si después se corrige la información del comprobante, añadir la explicación al registro original sin sobrescribir la conclusión. El archivo de un pedido nuevo se crea con sus propios registros de recepción; los comprobantes históricos solo sirven de referencia.
Revisión específica antes de pasar la confirmación
La revisión comprueba únicamente el mismo pago: el registro bancario, el comprobante y el formulario de decisión deben apuntar al mismo pedido e importe para actualizar el estado. Si falta un registro, mantener la pausa e indicar el elemento faltante.
Los pagos sin comprobante continúan en seguimiento. Tras registrar el resultado, se decide el siguiente paso. El criterio de liberación sigue las recomendaciones de gestión de pedidos de Starvia Auto y no sustituye la evaluación bancaria o regulatoria local.
Preguntas frecuentes
El cliente colombiano dice verbalmente que pagó. ¿Cuándo se puede liberar?
No se libera antes de recibir la confirmación escrita. Finanzas verifica la recepción bancaria o solicita el comprobante al cliente; solo cuando importe, moneda y referencia coinciden se actualiza el estado. El aviso verbal sirve únicamente como pista para el seguimiento.
El comprobante muestra menos que el importe del pedido. ¿Se puede liberar todo el pedido?
No. Se libera la parte correspondiente al importe confirmado, mientras la diferencia queda pendiente y continúa en seguimiento. El registro debe indicar claramente lo recibido y lo pendiente; la parte no confirmada no se libera junto con todo el pedido.
Se ha solicitado varias veces el comprobante y no llega. ¿Qué ocurre con el pedido?
Conservar la hora y la respuesta de cada contacto, escalar el asunto al responsable comercial para verificarlo directamente con el cliente e indicar el motivo en la página del pedido. El estado no cambia mientras no llegue el comprobante y no se puede tratar como pago recibido.
La captura no permite leer el nombre del pagador. ¿Cómo se gestiona?
No actualizar el estado. Solicitar al banco o al cliente un documento completo y consultable. Cuando la información esté completa y coincida con el pedido, el revisor financiero confirma y archiva el original en el pedido correspondiente.
Para contrastar un comprobante de confirmación del pago de un pedido colombiano, envíe a la página de contacto de Starvia Auto o a WhatsApp el identificador del vehículo o pedido, la documentación disponible y las preguntas pendientes. Después, revise punto por punto la tabla de este artículo para confirmar los vehículos y documentos de exportación disponibles. Fuentes de referencia: página de trámites aduaneros de DIAN de Colombia y preguntas y respuestas de compras de Starvia. Este artículo ofrece métodos de registro y comunicación para pagos contractuales en Colombia; no constituye una conclusión legal, tributaria, aduanera ni técnica, ni garantiza admisión, plazo de entrega, garantía, precio de venta o resultados comerciales. Fecha de verificación de la información: 2026-09-07.